Island West Properties Rincon Puerto Rico
Rincon Real Estate Sales Since 1993...

Island West Properties

PROTOCOL FOR THE BEST PRACTICES  DURING THE “COVID-19” PANDEMIC

Following these guidelines will demonstrate care for the health and well-being of clients and colleagues by reducing the risk of exposure and spread of COVID-19, while providing essential services in the residential and real estate industry.

Agents must read and understand the recommendations of the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) on how to protect yourself. This is critically important!

All activities must be completed electronically or by phone if possible.  Conversations, meetings and activities in person should be minimized unless absolutely necessary.

OFFICE PROTOCOLS

All agents and office manger must communicate when they will be in the office.  The office door is to remain locked.  Only two Island West Property represtatives are allowed in the office at any given time.

Use hand sanitizer upon entering the office, use mask and gloves if available, wash hands or sanitize every hour while at the office.

No walk in clients, meetings by appointment only and in-person only if necessary.

Office manager will disinfect all shared surfaces to the best of her ability two times per week (Monday and Thrusday).  AC unit is being fitted with filter.

Use of the kitchen is not allowed.

All personell and especially high risk employees have the right to not work in the office until the COVID 19 pandemic threat has been eliminated.

If you or anyone you have been in contact with or are showing symptoms of COVID 19, you will not enter the office of work from anywhere but home until tested or have had a 14 day self quarantine and will inform James Westfall, the business owner immediately.  Any case of COVID will be reported immediately to health officials.

Business owner, James Westfall, is responsible for monitoring the work environement and changing this plan as necessary.

SHOWINGS

In Co-Broke cases ensure that the safety instructions are shared and clearly accepted by any other professional who visits or presents clients to display their properties (Listings) as set out in these guides.

Private visits or demonstrations (“Showings”) exclusively by appointment and with the consent of the seller and the occupants of the property.

A single agent and no more than two individuals must be in a dwelling at the same time during a presentation. If other people are necessary for a demonstration ("Showing"), they must wait outside or in their vehicles to keep the physical distancing.

The visit of Agents and / or Sellers will be allowed alone, and without any companion, for the following two purposes:

• Take photographs or video or do a “virtual showing”, limited to one person inside the property. All this taking due precautions, (Use of equipment such as mask, gloves, hand sanitizer sanitizer ”, etc.). It will be allowed only with the authorization of the owner and/or broker.  All agents must keep a record of visits for possible tracing in case of subsequently notified of any contagion of those involved.

• Appraisers, Surveyors, Engineers, and Property inspectors, to do the pertinent tasks of their profession for the sale of the property, alone and through coordination with the owner or authorized agent.

No "Open Houses".

Agents must pre-register all face-to-face visitors, including name, address and phone number to track all contacts.

All who attend must previously receive by email or other means written communication information about COVID 19 including the requirements of hygiene according to the CDC.  The information must indicate that during the private visit visitors cannot make contact with others or touch any surface. The agent (with gloves) will open doors, cabinets, etc. that visitors indicate.  The agent will open all external and internal doors in a timely manner to minimize the risk of surface contamination.

One private visit at a time. Visitors must be separated to allow cleaning and sanitation after each visit as required and to avoid contact between different visitors.  It is suggested to remove your shoes before entering or using some type of protection.

Try to keep private visits short.

No private visits will be made to properties in which the person occupying it is or has been ill in the past 14 days or have been kept in isolation.

Those who feel bad, who have traveled overseas, are in isolation volunteer or have been in contact with a confirmed patient suffering from "COVID 19" must not attend the visit.

High-risk people should consider not attending the visit (that is, older than 65 years or with pre-existing medical conditions as established by the Centers for Disease Control and Prevention (CDC).  Use a hand sanitizer or antibacterial wipes to cleaning areas that visitors may have inadvertently touched.  All activities involving documentation must be completed electronically.

Property owners or occupants must be informed that they must not be present inside a property at the same time as other people. Owners or occupants of the property can remain close to the property, but not inside the property while agents, buyers, Inspectors or others are occupying it.

Anyone on the property must agree to strictly adhere to the physical distance measurements at all times by staying at least six feet away according to the recommendations established by the Centers for Control and Disease Prevention (CDC).

Anyone who enters a property like those who are present at the time of the visit; must provide by written declaration that, to the best of your knowledge, you are not currently sick with a cold or flu; has no fever, persistent cough, shortness of breath, or any other symptoms of "COVID19"; has not been in contact with a person with “COVID-19”; and will adhere and continue all precautions required to view the property at all times. All people visiting a property will agree to wash their hands with soap and water or use hand sanitizer before entry, and wear disposable rubber gloves and a protective mask.  Also, if someone who entered the property, then is diagnosed with "COVID-19",  they should report immediately to the real estate agent their diagnosis, who will make the best efforts to inform everyone who entered the property after the person diagnosed, of that fact.  Agent must maintain contact record of all parties involved.

Sellers and buyers must expressly know the risks of property visits, which can be dangerous or unsafe and could expose them to they or others to the Coronavirus (COVID-19). Sellers and buyers must be informed of their responsibilities related to the “COVID-19” protocols with regarding to social distancing and other guidelines of the Center for Control and Disease Prevention (CDC).  (https://espanol.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov / index.html)

Establish an agreement that allows entry to property or housing, to be obtained by the real estate agent of all parties, in writing prior to visit. 

Real Estate Brokers and Sellers must follow the above protocols when making interactions in person, but must refrain from any non-electronic and unsolicited marketing during the related emergency declaration with "COVID-19".

Discussions after the presentation with the seller or customers should be done through electronic means such as email, telephone, or any another electronic platform (such as "Zoom", "FaceTime", etc.), instead of being done in person, avoid a conversation that does not adhere to social distance guidelines.

For HOA (Home Owners Association), check with seller for new rules that can govern the demonstrations of common areas or the entrance to the property.

Brokers / Sellers should consider extending the date expiration of your listings.

DRAFTING AND ACCEPTANCE OF PURCHASE AGREEMENTS AND OTHER CONTRACTS

All of the following activities can and should be processed electronically:

- Preparation and signing of purchase agreements or other contracts / forms.

- Acceptance of offers.

- Prepare any amendment to a purchase agreement or other contract.

- Deposit funds directly to the bank account of the depositary either by visiting a banking institution or by wire tranfer.

CLOSING THE TRANSACTION

- In cases of closings financed through the bank, the protocol of the banking entitymust be followed.

- In the event of cash closings, only the presence of buyers and vendors, being served individually or in separate rooms.

- Buyers, sellers, brokers and / or agents, the notary and any other personnel must have gloves and masks avoiding physical contact.

- The broker may attend the closing to deliver keys but will avoid entering the rooms where customers are meeting.

- Each person will have to carry their pens or provide one to each, avoiding having to share the use of them.

REAL ESTATE OFFICES

• Employees and agents are recommended to work from home whenever possible.

• It is recommended that the offices limit access to the public to strictly necessary, of short permanence of time and previously coordinated taking care of the norms of social distancing.

• If they have to go to the office, they must place ads with hygienic information about “COVID 19” and provide hand sanitizer.

• They must ensure that physical distancing measures are put into practice.

• Minimize the number of people in the office at any given time.

INSPECTIONS PRIOR TO THE TRANSACTION CLOSING AGREEMENT AND BUYER'S DUE DILIGENCE

If a professional (such as a property inspector, appraiser, or engineer) visits the property, this person must:

1. Abide by the rules of physical separation (6 feet).

2. Do not visit the property if the occupants have visited overseas countries recently or are under voluntary isolation or have been in contact with a confirmed patient with COVID 19 in the last two weeks.

3. Limit the number of people on the property.

4. Minimize the time of the visit inside the property.

5. Minimize personal contact with vendors or suppliers.

Agent must record the contact details with professionals who visit the property and the date of visit to assist in contact tracking, ask the professional to sanitize the areas they have touched - or use gloves and discard at the end of your visit somewhere safe.

Signature is evidence of receiving this document and adherance to its guidelines.

 

Island West Properties
PROTOCOLO PARA LAS MEJORES PRÁCTICAS DURANTE LA PANDEMIA "COVID-19"


El cumplimiento de estas pautas demostrará el cuidado de la salud y el bienestar de los clientes y colegas al reducir el riesgo de exposición y propagación de COVID-19, al tiempo que proporciona servicios esenciales en la industria residencial e inmobiliaria.


Los agentes deben leer y comprender las recomendaciones de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) sobre cómo protegerse. ¡Esto es críticamente importante!


Todas las actividades deben completarse electrónicamente o por teléfono si es posible. Las conversaciones, reuniones y actividades en persona deben minimizarse a menos que sea absolutamente necesario.


PROTOCOLOS DE OFICINA


Todos los agentes y el gerente de la oficina deben comunicarse cuando estarán en la oficina. La puerta de la oficina debe permanecer cerrada. Solo dos representantes de Island West Property están permitidos en la oficina en un momento dado.


Use desinfectante para manos al ingresar a la oficina, use mascarilla y guantes si están disponibles, lávese las manos o desinfecte cada hora mientras esté en la oficina.


No es necesario caminar con los clientes, reuniones solo con cita previa y en persona solo si es necesario.
El gerente de la oficina desinfectará todas las superficies compartidas lo mejor que pueda dos veces por semana (lunes y jueves). La unidad de CA está equipada con filtro.


El uso de la cocina no está permitido.


Todos los empleados y especialmente los empleados de alto riesgo tienen derecho a no trabajar en la oficina hasta que se haya eliminado la amenaza de pandemia de COVID 19.


Si usted o cualquier persona con la que haya estado en contacto o muestre síntomas de COVID 19, no ingresará a la oficina de trabajo desde otro lugar que no sea su hogar hasta que se realice la prueba o haya tenido una auto cuarentena de 14 días e informará de inmediato a James Westfall, el dueño del negocio . Cualquier caso de COVID se informará de inmediato a los funcionarios de salud.


El dueño del negocio, James Westfall, es responsable de monitorear el entorno laboral y de cambiar este plan según sea necesario.


SHOWINGS

En los casos de Co-Broke, asegúrese de que las instrucciones de seguridad sean compartidas y aceptadas claramente por cualquier otro profesional que visite o presente a los clientes para mostrar sus propiedades (Listados) tal como se establece en estas guías.


Visitas privadas o demostraciones ("Exhibiciones") exclusivamente con cita previa y con el consentimiento del vendedor y los ocupantes de la propiedad.


Un solo agente y no más de dos personas deben estar en una vivienda al mismo tiempo durante una presentación. Si otras personas son necesarias para una demostración ("Exhibición"), deben esperar afuera o en sus vehículos para mantener el distanciamiento físico.


La visita de los Agentes y / o Vendedores se permitirá solo, y sin acompañante, para los siguientes dos propósitos:
• Tome fotografías o videos o haga una "exhibición virtual", limitada a una persona dentro de la propiedad. Todo esto tomando las debidas precauciones, (Uso de equipo como mascarilla, guantes, desinfectante para manos ", etc.). Solo se permitirá con la autorización del propietario y / o corredor. Todos los agentes deben mantener un registro de visitas para un posible rastreo en caso de que se les notifique posteriormente sobre cualquier contagio de los involucrados.
• Tasadores, agrimensores, ingenieros e inspectores de propiedades, para realizar las tareas pertinentes de su profesión para la venta de la propiedad, solo y mediante la coordinación con el propietario o agente autorizado.


No hay "puertas abiertas".


Los agentes deben preinscribir a todos los visitantes cara a cara, incluidos el nombre, la dirección y el número de teléfono para rastrear todos los contactos.


Todos los que asistan deben recibir previamente por correo electrónico u otro medio información de comunicación escrita sobre COVID 19, incluidos los requisitos de higiene según los CDC. La información debe indicar que durante la visita privada los visitantes no pueden hacer contacto con otros ni tocar ninguna superficie. El agente (con guantes) abrirá puertas, gabinetes, etc. que los visitantes indiquen. El agente abrirá todas las puertas externas e internas de manera oportuna para minimizar el riesgo de contaminación de la superficie.


Una visita privada a la vez. Los visitantes deben estar separados para permitir la limpieza y el saneamiento después de cada visita, según sea necesario, y para evitar el contacto entre diferentes visitantes. Se sugiere quitarse los zapatos antes de ingresar o usar algún tipo de protección.

Intenta mantener cortas las visitas privadas.


No se realizarán visitas privadas a propiedades en las que la persona que la ocupa esté o haya estado enferma en los últimos 14 días o haya estado aislada.


Aquellos que se sientan mal, que hayan viajado al extranjero, que sean voluntarios aislados o que hayan estado en contacto con un paciente confirmado que padece "COVID 19" no deben asistir a la visita.


Las personas de alto riesgo deben considerar no asistir a la visita (es decir, mayores de 65 años o con afecciones médicas preexistentes según lo establecido por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC). Use un desinfectante de manos o toallitas antibacterianas para limpiar áreas que los visitantes pueden haberse tocado inadvertidamente. Todas las actividades relacionadas con la documentación deben completarse electrónicamente.


Los propietarios u ocupantes deben ser informados de que no deben estar presentes dentro de una propiedad al mismo tiempo que otras personas. Los propietarios u ocupantes de la propiedad pueden permanecer cerca de la propiedad, pero no dentro de la propiedad mientras los agentes, compradores, inspectores u otros la están ocupando.


Cualquier persona en la propiedad debe aceptar adherirse estrictamente a las mediciones de distancia física en todo momento al mantenerse al menos a seis pies de distancia de acuerdo con las recomendaciones establecidas por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC).

Cualquiera que ingrese a una propiedad como aquellos que están presentes en el momento de la visita; debe proporcionar por declaración escrita que, a su leal saber y entender, actualmente no está enfermo de resfriado o gripe; no tiene fiebre, tos persistente, falta de aliento o cualquier otro síntoma de "COVID19"; no ha estado en contacto con una persona con "COVID-19"; y se adherirá y continuará con todas las precauciones necesarias para ver la propiedad en todo momento. Todas las personas que visiten una propiedad aceptarán lavarse las manos con agua y jabón o usar desinfectante para manos antes de entrar, y usar guantes de goma desechables y una máscara protectora. Además, si alguien que ingresó a la propiedad, luego es diagnosticado con "COVID-19", debe informar inmediatamente al agente de bienes raíces su diagnóstico, quien hará los mejores esfuerzos para informar a todos los que ingresaron a la propiedad después de la persona diagnosticada, ese hecho. El agente debe mantener un registro de contacto de todas las partes involucradas.


Los vendedores y compradores deben conocer expresamente los riesgos de las visitas a la propiedad, que pueden ser peligrosos o inseguros y podrían exponerlos a ellos u otros al Coronavirus (COVID-19). Los vendedores y compradores deben ser informados de sus responsabilidades relacionadas con los protocolos "COVID-19" con respecto al distanciamiento social y otras pautas del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC). (https://espanol.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov / index.html)
Establezca un acuerdo que permita la entrada a la propiedad o vivienda, que debe obtener el agente de bienes raíces de todas las partes, por escrito antes de la visita.


Los corredores y vendedores de bienes raíces deben seguir los protocolos anteriores al realizar interacciones en persona, pero deben abstenerse de cualquier comercialización no electrónica y no solicitada durante la declaración de emergencia relacionada con "COVID-19".


Las discusiones después de la presentación con el vendedor o los clientes deben realizarse a través de medios electrónicos como correo electrónico, teléfono o cualquier otra plataforma electrónica (como "Zoom", "FaceTime", etc.), en lugar de hacerlo en persona, evite conversación que no se adhiere a las pautas de distancia social.

Para HOA (Home Owners Association), verifique con el vendedor las nuevas reglas que pueden regir las demostraciones de áreas comunes o la entrada a la propiedad.

REDACCIÓN Y ACEPTACIÓN DE ACUERDOS DE COMPRA Y OTROS CONTRATOS
Todas las siguientes actividades pueden y deben procesarse electrónicamente:
- Preparación y firma de acuerdos de compra u otros contratos / formularios.
- Aceptación de ofertas.
- Prepare cualquier enmienda a un acuerdo de compra u otro contrato.
- Deposite fondos directamente en la cuenta bancaria del depositario, ya sea visitando una institución bancaria o mediante transferencia bancaria.


CERRANDO LA TRANSACCION
- En casos de cierres financiados a través del banco, se debe seguir el protocolo de la entidad bancaria.
- En caso de cierre de efectivo, solo la presencia de compradores y vendedores, atendidos individualmente o en habitaciones separadas.
- Los compradores, vendedores, corredores y / o agentes, el notario y cualquier otro personal deben tener guantes y máscaras para evitar el contacto físico.
- El corredor puede asistir al cierre para entregar las llaves, pero evitará ingresar a las salas donde se reúnen los clientes.
- Cada persona tendrá que llevar sus bolígrafos o proporcionar uno a cada uno, evitando tener que compartir el uso de ellos.


OFICINAS INMOBILIARIAS
• Se recomienda a los empleados y agentes que trabajen desde casa siempre que sea posible.
• Se recomienda que las oficinas limiten el acceso al público a lo estrictamente necesario, de corta permanencia de tiempo y previamente coordinado atendiendo a las normas de distanciamiento social.
• Si tienen que ir a la oficina, deben colocar anuncios con información higiénica sobre "COVID 19" y proporcionar desinfectante para manos.
• Deben asegurarse de que se pongan en práctica medidas de distanciamiento físico.
• Minimice la cantidad de personas en la oficina en un momento dado.
Los corredores / vendedores deben considerar extender la fecha de vencimiento de sus listados.

INSPECCIONES ANTES DEL ACUERDO DE CIERRE DE LA OPERACIÓN Y DEBIDA DILIGENCIA DEL COMPRADOR
Si un profesional (como un inspector de propiedades, tasador o ingeniero) visita la propiedad, esta persona debe:
1. Cumplir con las reglas de separación física (6 pies).
2. No visite la propiedad si los ocupantes han visitado países extranjeros recientemente o están bajo aislamiento voluntario o han estado en contacto con un paciente confirmado con COVID 19 en las últimas dos semanas.
3. Limite el número de personas en la propiedad.
4. Minimice el tiempo de la visita dentro de la propiedad.
5. Minimice el contacto personal con vendedores o proveedores.


El agente debe registrar los detalles de contacto con los profesionales que visitan la propiedad y la fecha de la visita para ayudar en el seguimiento de contactos, pedirle al profesional que desinfecte las áreas que han tocado, o use guantes y deséchelos al final de su visita en un lugar seguro.


La firma es evidencia de la recepción de este documento y el cumplimiento de sus directrices.